Prácticas de Privacidad | Kaiser Permanente

Aviso sobre Prácticas de Privacidad

Este aviso describe cómo se puede usar y revelar su información médica y cómo puede usted tener acceso a ella. Revíselo cuidadosamente. Este aviso entra en vigor a partir del 22 de septiembre de 2023.

Obtenga información sobre nuestro compromiso con la no discriminación y la ayuda con el idioma.

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Sobre este aviso

Este aviso se aplica a todos los miembros cubiertos por planes de Kaiser Foundation Health Plan of Washington y Kaiser Foundation Health Plan of Washington Options, Inc., así como el Group Health Cooperative Employee Benefit Plan. Este aviso se aplica a los pacientes que reciben atención de Washington Permanente Medical Group, PC en centros de Kaiser Permanente. En este aviso se usan los términos "nosotros", "nos", "nuestro" y "Kaiser Permanente" para referirse a todas estas entidades.

En este aviso, "información personal" se refiere a cualquier información médica o financiera que pueda usarse para identificarlo y se relacione con su condición de salud física o mental, la prestación de atención médica a usted o el pago de esa atención, incluida su historia clínica. La información personal puede incluir su nombre,número de Seguro Social, raza/etnia, idioma, identidad de género, orientación sexual, información sobre el pronombre de preferencia, dirección, número de teléfono, información de empleo, historial médico, registros de salud, información de reclamos o número de tarjeta de crédito.

Este aviso se basa en la ley estatal y federal. Explica nuestras responsabilidades y prácticas de privacidad sobre su información personal. Estamos obligados a proteger la privacidad de su información personal, proporcionarle este aviso y respetar los términos de este aviso.

Proteger su privacidad y la confidencialidad de su información personal es nuestra prioridad. Nuestras políticas y procedimientos están designados para proteger su información escrita, verbal y electrónica. El acceso a su información personal se mantiene al mínimo con el fin previsto y se brinda solo para atender una necesidad comercial legítima. Las protecciones físicas, electrónicas y de otro tipo ayudan a proteger esta información contra el acceso no autorizado a ella.

Sobre Kaiser Permanente

Kaiser Foundation Health Plan of Washington y Kaiser Foundation Health Plan of Washington Options, Inc. ofrecen cobertura de atención médica a los miembros mediante planes individuales y grupales. Kaiser Permanente también brinda atención a pacientes en centros médicos. Dependiendo de su relación con nosotros, podemos recabar, usar y compartir su información en diversas formas.

Cuando usted solicita cobertura médica, es posible que Kaiser Foundation Health Plan of Washington y Kaiser Foundation Health Plan of Washington Options, Inc. reciban su información personal directamente de parte suya o de terceros, los cuales pueden incluir agentes, corredores de seguros/productores, un fondo o su empleador. Podríamos compartir su información personal con el administrador del plan de salud mediante el cual recibe sus beneficios de salud para permitir que este administre las funciones comerciales del plan de salud. Por ejemplo, podríamos compartir su información sobre inscripción y elegibilidad al plan de salud con los administradores del plan. También podríamos compartir información que no identifica a miembros específicos con el administrador de un plan.

Si está inscrito en un plan autofinanciado a través de su empleador, Kaiser Foundation Health Plan of Washington y Kaiser Foundation Health Plan of Washington Options, Inc. pueden actuar como una "organización de servicios administrativos" para su plan autofinanciado y pueden recibir y compartir información con el administrador del plan, por lo general su empleador, para ciertas actividades administrativas. Por ejemplo, podemos compartir información sobre reclamos por servicios de atención médica que haya recibido. El administrador del plan debe confirmar que protegerá su información personal conforme a la ley.

Si usted es un paciente de un centro de Kaiser Permanente, mantenemos un registro de los servicios de atención médica que le prestamos, así como de las historias clínicas que otros proveedores de atención médica nos envían. No compartiremos su información con otros a menos que usted lo indique o en la medida que la ley lo exija o lo permita.

Kaiser Foundation Health Plan of Washington, Kaiser Foundation Health Plan of Washington Options, Inc., y Group Health Cooperative Employee Benefit Plan pueden compartir su información personal con Kaiser Foundation Hospitals y Kaiser Foundation Health Plan, Inc., en relación con los servicios compartidos y otras actividades de Kaiser Permanente nacional para fines de tratamiento, pago u operaciones de atención médica. Por ejemplo, si se le considera para un trasplante, compartiremos su información personal con la Red Nacional de Trasplantes de Kaiser Permanente.

Cómo podemos usar y compartir su información personal

Usamos y compartimos su información personal para proporcionar tratamiento, recibir y realizar pagos por servicios de atención médica y realizar operaciones de atención médica. A continuación se describen algunos ejemplos de cómo podemos usar o compartir su información personal sin su autorización. Si no recibe atención médica de nuestra parte, algunos de los siguientes ejemplos podrían no aplicarse a usted.

Tratamiento

Si usted es un paciente de un centro médico de Kaiser Permanente, podemos usar o compartir su información personal para brindarle atención médica. Por ejemplo, nuestros médicos, enfermeros, farmacéuticos y técnicos de laboratorio pueden compartir su información personal para prestarle servicios de atención médica. Además, podemos compartir su información personal con proveedores de atención médica o proveedores fuera de Kaiser Permanente para consulta, referencia o coordinación de su atención.

Pago y operaciones de atención médica

Podemos recibir su información personal de proveedores de atención médica que le brinden tratamiento para que podamos pagarles de acuerdo con su plan de beneficios de salud. Además, podemos revelar su información personal para obtener el pago de los servicios que se le brinden. También podemos usar y compartir su información personal para realizar operaciones de atención médica. Las operaciones de atención médica son actividades comerciales que apoyan la prestación y el pago de la atención médica. Los propósitos del pago y las operaciones de atención médica podrían incluir:

determinación de elegibilidad de beneficios y coordinación de beneficios con otros planes de salud
revisión de necesidad médica de los servicios
pago de un reclamo
realización de una revisión de utilización
obtención de primas
subrogación de un reclamo
actividades de cobro
provisión de administración de la atención
formación de profesionales de la salud u otros profesionales
suscripción de beneficios de planes de salud
administración y revisión de un plan de salud
realización de revisiones médicas
provisión de servicio al cliente
determinación de políticas de cobertura
realización de planificación comercial
organización de servicios legales y de auditoría
obtención de acreditaciones y licencias

Tenga en cuenta que no se nos permite usar o compartir su información genética con fines de suscripción, para ajustar primas o para realizar determinaciones de inscripción o elegibilidad basadas en su predisposición a una afección genética. También se nos prohíbe solicitar, exigir o comprar información genética sobre una persona en relación con la inscripción a un plan de salud. Además de la información genética, excluimos de la revisión o divulgación para fines de suscripción la raza/etnia, idioma, identidad de género, orientación sexual e información sobre el pronombre de preferencia.

Además, podemos contratar a personas o entidades conocidas como socios comerciales para que trabajen en nuestro nombre, lo que puede requerir que usemos y compartamos su información personal con ellos. Nuestros socios comerciales deben aceptar por escrito proteger la confidencialidad de su información personal de acuerdo con la ley federal y con este aviso.

Revelaciones exigidas por ley

Ciertas leyes estatales y federales nos pueden exigir que compartamos su información personal. Por ejemplo, podemos compartir su información con:

Una autoridad de salud pública autorizada para proteger la salud y la seguridad públicas; para prevenir o controlar ciertas enfermedades, lesiones o afecciones; para reportar eventos vitales como nacimientos o muertes, o participar en registros como el registro de cáncer.
La Administración de Alimentos y Medicamentos (Food and Drug Administration, FDA) de EE. UU. para investigar o llevar un registro de problemas con medicamentos recetados y dispositivos médicos.
Programas de seguro de los trabajadores que brindan beneficios si usted tiene una lesión o enfermedad relacionada con el trabajo.
Programas de beneficios del gobierno, como Medicare y Medicaid, para revisar su elegibilidad e inscripción en estos programas.
Entidades gubernamentales autorizadas para recibir reportes sobre abuso o negligencia hacia niños o adultos vulnerables.
Agencias de supervisión de salud. Como planes de salud y proveedores de atención médica, debemos aceptar las revisiones de supervisión de agencias federales, estatales y otras. Estas agencias pueden realizar auditorías, inspecciones e investigaciones; otorgar licencias a proveedores de atención médica, planes de salud e instalaciones de atención médica, y hacer cumplir las regulaciones federales y estatales.
Funcionarios de la policía en circunstancias limitadas. Por ejemplo, se pueden hacer revelaciones para reportar un crimen en nuestras propiedades.
Personal de las fuerzas armadas para actividades militares y a funcionarios federales autorizados para actividades de seguridad nacional.
Directores de funerarias para ayudar con sus responsabilidades.
Médicos forenses del condado para la investigación de muertes.
Organizaciones de obtención de órganos en la medida en la que la ley lo permita.
Organizaciones de asistencia en caso de desastres, como la Cruz Roja, para ayudar en los esfuerzos de asistencia en caso de desastres.
Centros penitenciarios si usted está preso. Podemos compartir su información personal para su salud y la salud y seguridad de otros.

También podemos usar o compartir su información personal sin su autorización en las siguientes circunstancias:

Familia, pareja doméstica o amigo involucrado en su atención o el pago de su atención o una persona que usted identifique cuando esté presente y esté de acuerdo, o cuando no esté presente o esté incapacitado y, a nuestro juicio profesional, compartir información sobre su atención sea lo mejor para usted.
Recordatorios de citas: si es un paciente, para recordarle que tiene una cita de atención médica con nosotros.
Intercambio de información médica: podemos compartir su información médica de forma electrónica con otras organizaciones por medio de una red de Intercambio de Información Médica (Health Information Exchange, HIE). Estas otras organizaciones pueden incluir hospitales, laboratorios, proveedores de atención médica, departamentos de salud pública, planes de salud y otros participantes. Kaiser Permanente opera una red de HIE entre las regiones de Kaiser Permanente y también participa en varias redes de HIE con otros proveedores de atención médica fuera de Kaiser Permanente que también tienen sistemas de historias clínicas electrónicas. Compartir información de forma electrónica es una forma más rápida de enviar su información médica a los proveedores de atención médica que lo están tratando. Por ejemplo, si acude a la sala de emergencias de un hospital que participa en la misma red de HIE que Kaiser Permanente, los médicos de la sala de emergencias podrían tener acceso a su información médica de Kaiser Permanente para ayudarles a tomar decisiones sobre el tratamiento para usted. Los participantes de HIE, como Kaiser Permanente, están obligados a cumplir reglas que protegen la privacidad y seguridad de su información personal y médica.
- Si su historia clínica contiene cierta información (como la de un programa para el trastorno por abuso de sustancias) que requiera su autorización antes de compartirse según la ley estatal o federal, Kaiser Permanente no revelará esa información a sus otros proveedores de tratamiento mediante el HIE hasta que dé su autorización. Para verificar si se requiere su autorización antes de que Kaiser Permanente revele sus registros por medio del HIE y para dar su autorización, haga clic aquí (haga clic en “Español”).
Descripción del plan: si usted es miembro, para comunicarnos con usted sobre nuestras redes, planes de salud y proveedores.
Servicios relacionados con su atención médica y bienestar: si es miembro o paciente, para recordarle los servicios de salud preventiva o para informarle sobre alternativas de tratamiento, proveedores, entornos de atención, o productos o servicios de salud y bienestar que están disponibles para usted como miembro.
Información del directorio de centros de atención: si es paciente de uno de nuestros centros de atención, podemos compartir su nombre, el centro donde está recibiendo atención, su condición de salud general y su afiliación religiosa en nuestro directorio de centros de atención, a menos que nos diga que desea que se le excluya.
Recaudación de fondos: podemos usar o revelar su información demográfica y otra información limitada como fechas y lugares donde se le brindó atención médica a ciertas organizaciones con el propósito de comunicarse con usted para recaudar fondos para nuestra organización. Para indicarnos que no nos comuniquemos con usted para este fin, llame a la línea telefónica gratuita de Servicio a los Miembros al 1-888-901-4636.
Investigación: Kaiser Permanente participa en investigaciones importantes y exhaustivas. Algunas investigaciones pueden implicar procedimientos médicos y otras se limitan a la recopilación y al análisis de información de salud. Todos los tipos de investigación pueden implicar el uso o la revelación de su información personal. Por lo general, su información personal puede usarse o revelarse para las investigaciones sin su permiso si una Junta de Revisión Institucional (Institutional Review Board, IRB) aprueba dicho uso o revelación. Una IRB es un comité que es responsable, según la ley federal, de revisar y aprobar investigaciones en sujetos humanos para proteger la seguridad de los participantes y la confidencialidad de la información personal.
Educación: podemos usar y compartir su información para enseñar y formar al personal y a los estudiantes. Por ejemplo, los médicos docentes pueden revisar información de salud con estudiantes de medicina.
Salud y seguridad públicas: podemos usar y compartir su información personal para evitar una amenaza a la salud y la seguridad de una persona o del público.

Podemos compartir su información personal en respuesta a una orden judicial y, en ciertos casos, en respuesta a una citación, una solicitud de revelación u otro proceso legal.

Otros usos de su información personal

Excepto en las situaciones antes descritas, usaremos y compartiremos su información personal solo con su permiso o autorización por escrito. Kaiser Permanente no tiene permitido vender o rentar su información personal y no puede usar ni compartir su información personal con fines de mercadotecnia sin su autorización. En algunas situaciones, las leyes federales y estatales brindan protecciones especiales para compartir tipos específicos de información personal y requieren su autorización antes de que podamos compartir esa información médica especialmente protegida. Por ejemplo, la información sobre el tratamiento por abuso de alcohol o sustancias, enfermedades de transmisión sexual y salud mental está especialmente protegida. En estas situaciones y para cualquier otro fin, nos comunicaremos con usted para obtener la autorización necesaria. Si firma una autorización para revelar su información de atención médica, puede retirarla en cualquier momento informándonos por escrito.

Sus derechos

Tiene derechos relacionados con la información personal que mantenemos sobre usted. Si no recibe tratamiento en nuestros centros de atención, es posible que algunos de estos enunciados no se apliquen a usted. Puede obtener más información sobre el ejercicio de estos derechos llamando a la Oficina de Privacidad al 206-630-2131.

Solicitud de restricciones: puede solicitar que limitemos la forma en la que usamos o compartimos su información personal. Presente su solicitud por escrito. Tomaremos en consideración su solicitud, pero no estamos obligados a aceptarla.
Solicitar restricción a un plan de salud: puede solicitar que ciertos servicios o artículos de atención médica que paga en su totalidad en el momento del servicio no se compartan con su plan de salud. Informe a su proveedor antes o en el momento del servicio, o es posible que no podamos cumplir su solicitud.
Comunicación confidencial: puede solicitar que nos comuniquemos con usted de cierta manera o en un lugar determinado; por ejemplo, en una dirección o a un número de teléfono diferente. Por lo general, podemos atender su solicitud. Presente su solicitud por escrito.
Inspección y acceso oportuno: puede revisar y solicitar una copia de su historia clínica y otros registros que mantenemos relacionados con su atención o decisiones sobre su atención o el pago de su atención. Si su información médica protegida (Protected Health Information, PHI) está almacenada de forma electrónica, puede solicitar una copia en un formato electrónico que Kaiser Permanente ofrece. También puede presentar una solicitud específica por escrito para enviar la copia electrónica a un tercero designado. Por lo general, responderemos su solicitud en un plazo de 15 días. Es posible que le cobremos una cuota razonable basada en el costo. Puede ver sus registros u obtener más información de estos en su centro de atención de Kaiser Permanente. En ciertas situaciones, es posible que rechacemos su solicitud y le digamos por qué la rechazamos. Tiene el derecho a pedir una revisión de nuestra negación.
Enmiendas: puede solicitarnos que corrijamos o enmendemos la información de sus registros. La solicitud de un cambio en su registro debe ser por escrito y debe dar una razón para su solicitud. Podemos rechazar su solicitud, pero puede responder presentando una declaración de desacuerdo por escrito y solicitar que la declaración se incluya en sus registros.
Informe de revelaciones: puede solicitar un informe de ciertas revelaciones solicitándonos una lista de las veces que hemos compartido su información personal. Su solicitud debe presentarse por escrito. Tiene derecho a obtener una lista de las revelaciones cada 12 meses sin costo. Si solicita informes adicionales antes de los 12 meses siguientes, es posible que le cobremos una cuota.
Incumplimiento: es posible que reciba un aviso de nuestra parte sobre una violación de información personal no protegida si usted se ve afectado. También podríamos informarle sobre las formas en las que puede protegerse en caso de una violación.
Obtener una copia adicional de este aviso: puede solicitar una copia impresa o hacer preguntas generales sobre este aviso llamando a Servicio a los Miembros al 206-630-4636 o a la línea telefónica gratuita al 1-888-901-4636. También puede ver este aviso en nuestro sitio web kp.org/wa.

Preguntas y quejas

Si tiene preguntas sobre este aviso o desea presentar una queja sobre nuestras prácticas de privacidad, escriba a Privacy Officer, Kaiser Foundation Health Plan of Washington, PO Box 9813, Renton, WA 98057-9055 o llámenos al 206-630-2131. También puede notificar al secretario de la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos.

No tomaremos represalias contra usted si presenta una queja sobre nuestras prácticas de privacidad.

Cambios a la prácticas de privacidad

Podemos cambiar los términos de este aviso en cualquier momento. Si cambiamos alguna de las prácticas de privacidad descritas en este aviso, publicaremos el aviso modificado en nuestro sitio web, en kp.org/wa (haga clic en "Español") y en nuestros centros médicos. Podemos brindarle información adicional sobre nuestras prácticas de privacidad en otros avisos que proporcionemos.